Инвентаризация

По правилам бухучета, как минимум один раз в год (обычно в начале года), каждая организация должна проводить инвентаризацию компьютерной техники. Если этот процесс не автоматизировать, то он будет каждый раз отнимать очень много времени у сотрудников ИТ подразделения. Соответственно, приносить существенные убытки компании, так как работа ИТ сотрудники оплачивается высоко.

В Hardware Inspector реализован механизм строгого контроля реального наличия на рабочих местах приписанного к ним оборудования с использованием штрих-кода.

В качестве штрих-кода может использоваться как код, нанесенный на устройство заводом изготовителем, так и этикетки, которые могут быть напечатаны из Hardware Inspector.

Этикетки могут быть распечатаны как на обычном лазерном принтере на бумаге формата А4, так и на специализированных этикеточных принтерах. При печати на обычном принтере удобно использовать листы самоклейки. Встроенный в программу дизайнер отчетов позволяет пользователю создать свой шаблон этикетки с логотипом организации и необходимым составом данных.

Идентифицировать устройства можно с помощью штрих-кода, стикера, инвентарного номера, серийного номера или номера паспорта. В окне ввода набирается номер (вручную на клавиатуре или считывается сканером штрих-кода со стикера, наклеенного на устройство), и устройство попадает в список "Инвентаризованные". То оборудование, которое еще не идентифицировано, но приписано к данному рабочему месту, находится в списке "Не инвентаризованные".

Если инвентаризованное устройство приписано к другому рабочему месту, то оно попадает в отдельный список "Числится на другом рабочем месте".

Соответственно, на том рабочем месте появится список "Обнаружено на другом рабочем месте". В таком случае на основании инвентаризации можно провести перемещение устройства.

Состояние инвентаризации наглядно представлено в одноименной форме.

Период текущей инвентаризации включает в себя текущую дату. По каждому устройству можно посмотреть историю инвентаризаций, в ходе которых данное устройство было идентифицировано.

Предполагается, что при проведении инвентаризации компьютеров, сотрудники ИТ отдела обходят рабочие места со сканером штрих-кода и ноутбуком (а лучше - недорогим нетбуком). Ноутбук вместе со сканером штрих-кода выполняет функции недорогого интеллектуального терминала сбора данных.
Использование миниатюрных и дорогих терминалов сборов данных в данном случае не оправдано, так как при сканировании нужно каждый раз выбирать рабочее место, на котором Вы находитесь. Специализированные терминалы сбора данных больше ориентированы на инвентаризацию больших складов, где не нужно будет через каждые 3-10 сканирований выбирать новое текущее местоположение.

Перед тем как идти по рабочим местам, из Hardware Inspector экспортируется в программный модуль "Инвентаризатор" файл описания базы данных. Инвентаризатор использует эту "выжимку" из базы данных для идентификации сканируемых устройств.

По возвращению в ИТ отдел в Hardware Inspector импортируется инвентаризационный пакет. В историю инвентаризации каждого устройства, подлежащего инвентаризации, добавляется запись о факте наличия этого устройства такого-то числа на таком-то рабочем месте. Этот факт подтвержден таким-то сотрудником, который осуществлял сканирование.

Начальник ИТ отдела, при этом, видит общее состояние процесса открытой инвентаризации. Какие рабочие места уже проинвентаризированы, какие еще нет. А также отклонения, обнаруженные в ходе проведения инвентаризации.

В принципе, проводить инвентаризацию устройств путем сканирования штрих-кодов можно и из самой программы Hardware Inspector. Но при этом компьютер, на котором запущен Hardware Inspector, должен быть подключен к сети и иметь доступ к рабочей базе данных.